Adeus, planilhas: adote um software de gestão para ativos de TI

Quando se trata de gerenciar seus ativos de Tecnologia da informação (TI), há duas opções comuns: criar uma planilha ou selecionar um software de gestão. Se você normalmente escolhe a primeira, não se preocupe — você não é o único.

Muitas empresas ainda dependem de planilhas para rastrear seus ativos de TI. E isso não é totalmente ruim, quando você tem apenas alguns dispositivos para gerenciar e poucos usuários para atender. Entretanto, trabalhar com uma planilha pode facilmente se tornar um caos, pois, no final das contas, não é tão abrangente quanto uma ferramenta de gerenciamento de TI (ITAM).

Nos últimos anos, adoção da gestão de ativos de TI cresceu em popularidade. As empresas começaram a perceber sua utilidade por motivos financeiros (para evitar custos desnecessários), operacionais (para otimizar processos), regulatórios (para contribuir com a conformidade) e de segurança (para manter os ativos seguros e atualizados).

Vamos analisar mais profundamente o que é gestão de ativos e como você pode se beneficiar dele.

O que é um software de gestão de ativos?

Poderíamos dizer que o software de gestão de ativos é uma ferramenta para rastrear ativos. Contudo, na prática, é muito mais do que isso. Ele ajuda você a gerenciar e controlar todos os aspectos do seu ambiente de TI, desde licenças e conformidade até contratos e renovações.

Com uma ferramenta ITAM, você pode obter uma visão geral clara de sua infraestrutura de TI, ver onde seus ativos estão localizados, quais são suas condições e como estão sendo usados. Também é possível acompanhar o uso de sua licença e garantir que esteja sempre em conformidade.

No final das contas, a gestão de ativos de TI tem tudo a ver com manter os ativos de sua empresa limpos, organizados, eficientes e seguros — tarefas que podem exceder a usabilidade de uma planilha.

 

Quais são os benefícios de gerenciar ativos de TI com uma ferramenta ITAM?

Agora que sabemos do que se trata a gestão de ativos, é hora de vermos algo mais concreto. Aqui temos uma lista de seis benefícios de gerenciar ativos de TI com uma ferramenta ITAM.

1. Conheça sua infraestrutura de TI

Com uma ferramenta ITAM, você pode ter uma visão completa de todos os seus ativos, sua localização e sua condição. É possível rastreá-los digital e geograficamente. Sendo assim, você sempre pode ter certeza de que nada vai passar despercebido e que seus ativos se encontram onde deveriam estar.

Até agora, essa tarefa poderia ser cumprida com uma planilha. Entretanto, a gestão de ativos de software também pode mapear conexões entre seus ativos, para entender suas relações — e as implicações que reparos, mau funcionamento ou substituições podem ter.

Usemos o InvGate Insight como um exemplo de software de gestão de ativos de TI. Clicando em qualquer dispositivo, você obtém uma boa compreensão de seu status, integridade e localização, simplesmente ao acessar uma tela. Tais pontos de dados são atualizados remotamente a cada duas horas — ou a qualquer momento que você definir. Além disso, você pode definir alertas e automatizar ações para responder a qualquer alteração.

2. Maximize o valor

E com o primeiro benefício vem o segundo. Ter uma visão geral clara de sua infraestrutura de TI é útil tanto para conhecer os recursos dos quais você dispõe quanto para atribuí-los melhor. Além disso, acompanhar esses recursos permite identificar gastos desnecessários, controlar o processo de depreciação e planejar seu orçamento de acordo.

Sim, isso é algo que uma planilha pode ser capaz de gerenciar. Entretanto, você precisa dedicar um certo tempo personalizando-a e criando fórmulas manualmente para que isso aconteça de modo automático. Porém, com uma ferramenta de gestão de ativos, isso é imediato.

Após fazer o upload de seu inventário de ativos, o sistema mantém o controle de tudo. Por exemplo, na captura de tela do InvGate Insight, é possível identificar licenças subutilizadas ou dispositivos vagos em apenas alguns segundos e com uma interface muito mais amigável. 

3. Controle os custos

Já mencionamos isso acima, mas sabendo o que você tem e com uma visão clara da distribuição, torna-se possível controlar os gastos. Não apenas por uma melhor alocação de recursos, mas também por investir em coisas que você realmente precisa — ou se livrar de assinaturas e licenças que ninguém usa.

Embora isso possa ser feito com uma planilha, é mais rápido e fácil fazê-lo por meio de um software de gestão de ativos. Por exemplo, você pode passar um bloco de anotações de um usuário para outro e registrá-lo manualmente no Excel; no entanto, você perde a rastreabilidade.

4. Gerencie os riscos

Outro benefício de gerenciar ativos de TI com uma ferramenta ITAM consiste na redução de riscos. Com o software de gestão de ativos, você pode identificar facilmente dispositivos desatualizados ou aqueles que têm software não autorizado instalado.

Imagine o quanto sua rede seria mais segura se você pudesse apenas enviar atualizações para corrigir vulnerabilidades de zero-day no software. Com o programa de gestão de ativos, é possível ter uma lista de dispositivos vulneráveis em alguns segundos. Não acredita? Aqui está um vídeo para provar isso!

Chrome Zero Day: encontre dispositivos vulneráveis para aplicação de patches

Uma ferramenta ITAM também facilita a identificação de ativos não autorizados — itens não autorizados e não endereçados que vivem em sua infraestrutura de TI sem que você perceba. Políticas de “Bring your own device” (em português, traga o seu próprio dispositivo) e internet das coisas (IoT) são bons exemplos disso. Embora possam apresentar benefícios, também têm custos: aumentam o risco de segurança de uma rede e multiplicam as ameaças.

5. Tome decisões informadas

O software de gestão de ativos não apenas oferece visibilidade de todas as coisas que já mencionamos. Ele também deve criar relatórios rapidamente. Eles são úteis para o processo de decisão e ótima maneira de apoiar as mudanças.

Em vez de dedicar horas, ou até mesmo dias, para criar um relatório completo no Excel, basta escolher as categorias que deseja reportar, e a ferramenta ITAM criará os gráficos em "um piscar de olhos".

6. Atenda aos requisitos regulamentares e contratuais

Por fim, poder rastrear processos, ter rastreabilidade e controlar licenças, tudo em um só lugar, tem um impacto significativo na conformidade. O medo de auditorias é coisa do passado, pois uma ferramenta ITAM agiliza o processo, permite que você acompanhe tudo e mostre o passo a passo para quem precisar.

Principais conclusões

A gestão de ativos não é simplesmente manter o controle do que você tem; é também garantir que seus ativos sejam utilizados de maneira adequada e que você tenha o máximo proveito deles. Com isso em mente, é possível ver como uma planilha fica aquém da tarefa.

Quando se trata de gerenciar os ativos de TI de uma empresa, é crucial ter as melhores ferramentas à mão para evitar custos desnecessários e riscos de segurança. Você precisa de um sistema que o alerte quando os dispositivos devem ser descarregados, as licenças estão prestes a expirar ou o software precisa ser atualizado.

O software de gestão de ativos de TI abrange todos os pontos cruciais, e é por isso que se tornou um aliado de grandes e pequenas empresas no mundo inteiro. Portanto, se você ainda utiliza uma planilha para gerenciar seus ativos de TI, é hora de realizar a mudança. Sua empresa merece a melhor solução de gerenciamento de ativos.